Seguridad en ferias y exposiciones comerciales

Quien organiza ferias lo sabe: la mercancía no desaparece durante la feria, con el pabellón lleno de gente. Desaparece en el montaje y, sobre todo, en el desmontaje, cuando hay decenas de personas de empresas distintas moviendo cajas y todo el mundo tiene prisa.

Una feria es tres eventos seguidos con tres riesgos distintos, y por eso el dispositivo de seguridad para eventos se contrata por fases y no por días.

Las tres fases y su riesgo

Montaje

Acceso masivo de personal de montaje, transportistas y expositores. Entra material valioso que se queda en stands abiertos durante horas o días. Es la fase con menos control y más movimiento.

Feria

Público general. El riesgo es el hurto menor de producto expuesto y, en ferias de tecnología o joyería, algo más serio. También hay que gestionar aforo y accesos.

Desmontaje

El momento crítico. Todo el mundo saca cajas al mismo tiempo, nadie sabe qué pertenece a quién y la prisa hace que cualquier control se perciba como un estorbo.

Control de accesos por fase

• Montaje y desmontaje: acreditación individual del personal de montaje, registro por empresa expositora, control de ingreso y salida de material con documento.
• Feria: validación de entrada del público, acreditación diferenciada para expositores y prensa.
• Siempre: control específico de los accesos de carga, que son por donde sale lo que se pierde.

La regla del desmontaje

La medida más eficaz es también la más impopular: nada sale sin autorización escrita del expositor. Un formulario simple, firmado, que el personal de seguridad verifica en la puerta de carga.

Para que funcione hay que anunciarlo con antelación a todos los expositores, no descubrirlo en la puerta a las once de la noche. Comunicado en el manual del expositor, deja de ser un conflicto.

Protección de los stands

• Rondas nocturnas con registro por pabellón.
• Recomendación a expositores de retirar producto de alto valor cada noche; conviene decirlo por escrito para deslindar responsabilidades.
• Zona de custodia para material sensible, si la feria lo ofrece.
• Videovigilancia en accesos y pasillos principales.

Coordinación con los expositores

Cada expositor es una empresa distinta con su propio criterio. Lo que evita problemas es que las reglas estén escritas en el manual del expositor y se repitan en el briefing: horarios de acceso, procedimiento de salida de material, qué cubre la organización y qué no, y a quién avisar ante un incidente.

La frase clave que debe constar: qué responsabilidad asume la organización sobre el material dejado en los stands. Sin eso, cualquier pérdida acaba en discusión.

Dimensionar el dispositivo

Errores frecuentes al calcular el personal:

1. Dimensionar solo para la feria y dejar montaje y desmontaje con cobertura mínima, cuando es al revés.
2. No cubrir las noches entre jornadas.
3. Olvidar los accesos de carga.
4. No prever refuerzo para la última noche de desmontaje, que concentra el mayor riesgo de toda la feria.

Qué tiene que estar en el contrato con el expositor

La mayor parte de la pérdida en una feria no la puede evitar el organizador solo: depende de lo que el expositor haga o deje de hacer en su propio stand. Por eso las reglas se ponen en el reglamento que el expositor firma, y no en una circular del último día.

Cinco cláusulas que valen más que dos guardias adicionales:

1. El stand no se deja solo con producto expuesto. Ni en el almuerzo ni durante el desmontaje. Si el expositor se va, el producto se guarda bajo llave o se retira.
2. Inventario declarado de lo que entra y lo que sale. Es la única forma de que un reclamo posterior tenga base, y disuade por sí mismo.
3. Acreditación nominal del personal del stand, incluidos montadores y azafatas contratados por el expositor. Sin nombre no hay credencial.
4. Nadie retira material antes de la hora oficial de desmontaje. Es la regla que más se salta y la que más pérdida evita: durante el desmontaje, todo el mundo carga cosas y nadie sabe de quién son.
5. Salida de material solo con pase firmado por el organizador. Un solo punto de salida, con una persona, con un talonario.

Y una decisión de diseño que ahorra la mitad de los problemas: el ingreso de montaje y el de público nunca comparten puerta ni horario. Cuando se solapan, el control de ambos se cae a la vez.

El caso ecuatoriano que ya está escrito, con carga, recaudación y estacionalidad real, está en días de feria en Ambato.

La logística de montaje y desmontaje es, en el fondo, un problema de bodega en movimiento: seguridad para logística y distribución.

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